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Software-Umstieg planen

Argumente, die gegen einen eigentlich notwendigen Software-Umstieg sprechen, bekommen Softwareberater oft zu hören.

„Aber unser Briefbogen ist doch auf die alte Software abgestimmt.“ – Manche davon klingen stark nach Ausrede. Doch was sind die wahren Gründe für die Zurückhaltung der Betriebe? Matthias Moser, Geschäftsführer der Firma Moser aus Würselen, sieht im Respekt vor Neuem das größte Hemmnis. Auch die Sorge vor finanziellem und personellem Aufwand hält, neben der Furcht vor Datenverlust, viele Unternehmen davon ab, in neue Software zu investieren. Erst wenn der Leidensdruck groß genug sei, so Sven-Olaf Braun, befassen sich die Unternehmen ernsthaft mit dem Wechsel. „Manche nutzen den Umstieg aber auch, um alte Zöpfe abzuschneiden und begreifen den Wechsel als Chance“, so der Geschäftsführer von HCS EDV-Systeme weiter.

 

Never change a running system

Ein häufiger Grund, die Software zu wechseln, ist Unzufriedenheit mit dem bisherigen Produkt. Oft kommen die Anwender damit nicht klar: Die Bedienung ist kompliziert, Routineaufgaben sind nur umständlich zu lösen. Manchmal hält die alte Software auch mit neuen Anforderungen nicht mehr Schritt. Beispielsweise werden derzeit Themen wie integrierte Zeiterfassung und mobiles Aufmaß hoch gehandelt. Wenn da die Bürosoftware nicht mitspielt, ist der Wechsel vorprogrammiert. Vor allem dann, wenn ein Unternehmer – nicht zuletzt auch aus Prestigegründen – auf dem neuesten Stand bleiben möchte. Doch auch das Gegenteil sei der Fall, so die Berater. Viele Betriebe hielten an Altbewährtem fest; selbst 20 Jahre alte MS-DOS-Anwendungen seien anzutreffen. Diese Betriebe verfahren nach dem Motto „Never change a running system!“ – Ändere nie ein funktionierendes System!
Doch spätestens beim Wechsel der Hardware oder des Betriebssystems ist ein Wechsel oft unumgänglich. Das bestätigt auch Volker Storck, Geschäftsführer bei pik:software. „Viele Unternehmen installieren derzeit die 64-Bit-Version von Windows 7. Als Folge funktionieren viele Anwendungen nicht mehr und wir müssen Programme updaten oder die Betriebe steigen direkt auf unsere neueste Lösung um.“
Bei Markus Fischer bedingen sich Software-Umstieg und Hardware-Austausch gegenseitig. Sein Softwareunternehmen ENACC bietet mobile Computersysteme an. Das bedeutet für seine Kunden einen kompletten Systemwechsel: Weg mit stationären PCs und alter Software und her mit Tablet-PC und mobiler Anwendung.
Noch einen weiteren Grund nennt Nils Seidel von MCDS. „Bei Firmenübernahmen, das heißt wenn Firma X die Firma Y übernimmt, wird meist in Firma Y die Software der Firma X eingeführt.“ Doch bange werden muss es den Mitarbeitern dabei nicht: „Der Aufwand bei einem Umstieg lässt sich gering halten. Vor allem wenn das Softwarehaus für eine gute und ausführliche Beratung im Vorfeld sorgt.“

Umstieg planen

Sascha Lemm, Geschäftsführer bei Staude Software, kann das nur bestätigen. Er setzt bei seiner Kundenbetreuung auf Fernwartung und Fernschulung. Damit begleitet er seine Kunden bei der Einführung der Software, die in der Regel nach einem Übergangszeitraum von vier Wochen abgeschlossen ist. Damit sie reibungslos abläuft, sollte ein Unternehmen eine ruhige Zeit für die Umstellung wählen. „Viele Betriebe verschieben die Umstellung auf den Winter, weil dort vermeintlich mehr Zeit vorhanden ist als im Sommer“, berichtet Sven-Olaf Braun. Doch das ist oft genug ein Trugschluss, vor allem wenn Jahresabschlüsse anstehen.
Mindestens genau so wichtig wie der optimale Zeitpunkt ist die Festsetzung eines vernünftigen Testzeitraums, unterstreicht André Köhler von blue:solution Software. Er sieht in der Freistellung der Mitarbeiter für Tests einen zentralen Erfolgsfaktor. Wenn diese sich in der Testphase intensiv mit dem Programm auseinandersetzen können, minimiert das den Aufwand bei der Einführung. Aufgabe des Unternehmers ist es daher, seine Mitarbeiter rechtzeitig über die geplanten Neuerungen zu informieren, sie ins Boot zu holen und ihnen auch die zur Einarbeitung erforderliche Zeit zur Verfügung zu stellen.

Schulung bringt Sicherheit

Diese Einarbeitung erfolgt idealerweise in Form einer Schulung, entweder im Betrieb oder besser noch im Softwarehaus. Denn dort bleiben die Mitarbeiter vom Tagesgeschäft verschont und können sich voll auf die neue Software konzentrieren. Dabei reicht, nach Ansicht von Thomas Scheld, ein eintägiges Grundlagenseminar in der Regel für den Einstieg aus. „Unsere Erfahrungen mit den Seminaren sind außerordentlich positiv“, freut sich der Geschäftsführer der Firma C.A.T.S.-Soft. „Die Teilnehmer können sofort nach dem Seminar die Software effektiv und produktiv anwenden.“
Auch Anneli Peters-Neijenhuis von der Firma Sander & Partner teilt diese Einschätzung. „Für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und deren Einarbeitung ins System sind Seminare oder Schulungen vor Ort ideal.“ Ergänzt würden diese Seminare unter anderem durch Videos, die die praktische Anwendung im Arbeitsalltag demonstrieren. Ansonsten gehören für Anneli Peters-Neijenhuis ein Installationsservice vor Ort, ein hauseigener Kundensupport sowie Fernwartung zum Service eines Softwarehauses.

Schritt für Schritt

Fasst man die Empfehlungen aller befragten Softwareunternehmen zusammen, so empfiehlt sich für einen gut geplanten und für alle Beteiligten stressfreien Software-Umstieg folgende Vorgehensweise:

  • Anforderungen an Software und Hardware klären und festlegen. Was brauchen wir?
  • Mitarbeiter informieren und in Vorüberlegungen mit einbeziehen. Welche Vorteile hat die Firma/haben die Mitarbeiter vom neuen System?
  • Pflichtenheft erstellen. Was muss die Software können?
  • Informationen einholen. Was gibt es auf dem Markt?
  • Zeitplan erstellen. Beginn und Abschluss der Umstellung.
  • Zwei bis drei Produkte in die engere Wahl ziehen und testen.
  • Erste Schulungen der Mitarbeiter und Praxistest. Wie unterstützt uns die Software bei der Arbeit?
  • Ausgiebige Testphase durch die Mitarbeiter. Bestimmte Aufgaben mit neuer Software lösen. Hält die Software was sie verspricht?
  • Einführung der Software. Wann stellen wir um?

Besonders der letzte Punkt wird seitens der Softwareberater kontrovers diskutiert. Manche raten zu einem Parallelbetrieb beider Systeme über mehrere Wochen, um im Notfall eine Backup-Lösung zu haben. Andere wiederum empfehlen den harten Umstieg von einem Tag zum andern. Markus Fischer empfiehlt, den Umstieg an einem Wochenende durchzuführen. Wenn man das auf ein langes Wochenende lege, bliebe dann sogar noch genügend Zeit, um die Formulare an die alten Briefbögen anzupassen.

Josef Schneider, Foto: Fotolia
Quelle: Malerblatt 09/2011
 

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