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Digitale Organisation

Gut organisierte Projekte sparen Zeit und Geld und hinterlassen nicht zuletzt beim Kunden einen professionellen Eindruck.

Die Wasserburg Anholt im münsterländischen Isselburg beherbergt heute ein Museum, ein Hotel und die Wohnräume der fürstlichen Familie zu Salm-Salm. Wenn Arbeiten zur Gebäudeinstandsetzung anstehen, ruft Fürst zu Salm-Salm gern den Malerbetrieb von Olaf Krämer zur Hilfe.

Bereits in der dritten Generation gestaltet Krämer Fassaden und Innenräume. Zehn gewerbliche Mitarbeiter sind auf den Baustellen unterwegs.
Der Betrieb läuft gut: Oft stemmt das Team bis zu zehn Projekte gleichzeitig. „Da können wir nicht alles im Kopf haben, das muss professionell organisiert werden“, betont Krämer. Schon lange nutzen sie für die Auftragsabwicklung die Malersoftware von WinWorker. Da gibt es den ersten Mehrwert schon beim Schreiben des Angebots: Es ist in wenigen Minuten fertig. Seine Mitarbeiter erhalten vor der Abfahrt zur Baustelle Checklisten, die auf der Basis der Angebote einfach ausgedruckt sind.


Auch dank der WinWorker Ressourcenplanung ist die Baustelle Wasserburg Anholt bestens vorbereitet. Das Programmmodul unterstützt den Betrieb bei der Organisation der Mitarbeitereinsätze, der Geräte und Fahrzeuge.

Das Modul ist an die Software angebunden und eng mit ihr verknüpft, so dass alle Ressourcen direkt aus den Stammdaten kommen. Sogenannte „unproduktive“ Projekte wie Urlaub oder Abwesenheitszeiten fließen aus dem Modul Stundenmitschreibung ein.
Eine eigene Auswertung der Auslastung zeigt an, wie viele Stunden verfügbar oder schon verplant sind und ob eventuell sogar über die Kapazität hinaus geplant wurde. Auch die aktuell mitgeschriebenen Stunden werden automatisch angezeigt.


Während der Arbeiten im historischen Gebäude der Wasserburg sieht man die Mitarbeiter immer mal wieder kurz auf dem Handy tippen. Das Team erfasst so die Arbeitszeiten, und zwar positionsweise. Dazu müssen sie nur das vorab aufgespielte jeweilige Projekt aufrufen und zu Beginn der Tätigkeit auf die passende Position tippen, schon läuft die Zeit. Wenn kurzfristig zusätzliche Arbeiten notwendig werden, kein Problem, auch die Zusatzleistungen können mit Hilfe freier Texteingaben erfasst und zusätzlich per Foto dokumentiert werden. Olaf Krämer wird darüber direkt in der Software informiert und hat so stets Überblick über die Abläufe.
Anja Krämer betreut neben den Rechnungen für den Malerbetrieb und der Ressourcenplanung auch die Auswertung der mobilen Zeiterfassung. „Die Daten fließen automatisch in die Malersoftware ein und sind perfekt aufbereitet“, erläutert Frau Krämer. Sie bilden auch eine gute Basis für die Nachkalkulation, die damit in einem Aufwasch schon so gut wie erledigt ist.


Der Malermeister kann in der Mitarbeiterübersicht auf dem iPhone und seinem iPad sehen, wer gerade mit welcher Aufgabe beschäftigt ist. Alle Daten der Zeiterfassung fließen dort ein und geben einen aktuellen Überblick über den Stand der Dinge.

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Quelle: Sander + Partner GmbH
 

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