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Cloud Computing

Wie effizient lässt sich Bürosoftware mobil nutzen? Malermeister Thomas Messerschmidt berichtet seine Erfahrungen.

Malermeister Thomas Messerschmidt nutzt seine Software mobil. Ergebnis: Ungeahnte Flexibilität, mehr Service und eine bessere Kostenkontrolle. Dafür braucht es verlässliche Partner und eine ebenso zuverlässige Software.

Thomas Messerschmidt hat eines klar im Fokus: Qualität. So ist der Handwerker aus Oberursel unter anderem Mitglied beim „Farbrat“, einer Wertegemeinschaft von Malermeistern und Wohnraum-Gestaltern. Dort will man mit Sinn für Gestaltung, der perfekten Ausführung fast vergessener Handwerkstechniken und der Anwendung ökologisch sinnvoller Materialien seine Kunden begeistern. Der Familienbetrieb in der dritten Generation bedient vor allem Privatkunden, die noch gutes Handwerk zu schätzen wissen, „die also einen Sinn für schöne Oberflächen und echte Qualität haben“, sagt der Chef von sieben Angestellten und zwei Auszubildenden. Das heißt für Messerschmidt und seine Frau, die ebenfalls Malermeisterin ist und mit der er den Betrieb führt, sind Dinge wie ein Showroom mittlerweile „eine unternehmerische Pflicht“. Zu den hohen Qualitätsansprüchen des Unternehmens benötigen die beiden aber auch eine adäquate Büroorganisation, somit den zielgerichteten Einsatz von IT und vor allem den großen Nutzen einer leistungsstarken Handwerkersoftware. „MOS’aik unterstützt uns in allen Geschäftsbereichen. Von den operativen Vorgängen wie der Kalkulation über den Einkauf und die Nachkalkulation bis zur Kostenrechnungen und den Auswertungen“, sagt Unternehmer Messerschmidt – und das jetzt auch unterwegs, „ein unschlagbarer Vorteil“.

„Projekte, Angebote, Aufträge und auch die digitale Zeiterfassung, ich habe immer alles dabei“, sagt der Handwerksmeister. Das funktioniert, weil Thomas Messerschmidt sein MOS’aik von einem Dienstleister zur Miete bezieht. Dieses Unternehmen hat sich darauf spezialisiert, klassische, fest installierte Software- Programme mobil zu machen. Dabei bezieht der Anwender die Lösung über eine sichere Internet-Verbindung („Cloud Computing“). Hierfür zahlt er einen monatlichen Mietbetrag an den Dienstleister, der die Software für ihn betreibt. Dieser konfiguriert die Desktop-Umgebung für Messerschmidt mit seiner Software-Lizenz von Moser und stellt sie ins Netz. Per verschlüsselter Verbindung via Internet kann Thomas Messerschmidt dann auf das Programm zugreifen. Messerschmidts Vorteile daraus: „Ich kann mich auch von unterwegs schnell über das Internet in das Programm einloggen und sofort habe ich alles im Blick“, sagt der Handwerksunternehmer. „Und Angebote schreibe ich auch schon mal nach dem Kundentermin im Café.“ Angesichts der durchaus anspruchsvollen Klientel des Unternehmens birgt diese Art von Flexibilität viele weitere Vorteile, denn: „Wir sind, neben unseren Privatkunden, auch viel im Hotelgewerbe tätig. Auf diese Weise bin ich zwar oft europaweit unterwegs, kann aber auf Kundenanfragen schnell und kompetent antworten“, sagt der Firmenchef.

Controlling in Echtzeit

Zudem löst ihm diese Ortsunabhängigkeit ein wichtiges finanzielles Problem. Hintergrund: Der hohe Lohnanteil in Projekten veranlasst die meisten Handwerksmeister heutzutage zu einer den Baufortschritt begleitenden Kalkulation. Denn leider laufen Projekte heutzutage stundenmäßig oftmals aus dem Ruder. Um dies frühzeitig zu erkennen, dienen die tatsächlich angefallenen Mitarbeiterstunden als wichtiger Parameter – und die hat der hessische Unternehmer immer im Blick.

Möglich ist die mobile Zeiterfassung über personalisierte Mitarbeitercodes. Mit kleinen handlichen Handscannern erfassen Messerschmidts Mitarbeiter ihre Stunden. Bei Arbeitsbeginn und -ende scannen sie ein Personaletikett ab. Zudem lassen sich auch Lagerbewegungen erfassen. Die mobile Zeiterfassung unterstützt ebenfalls unterschiedliche Lohnarten. Die tatsächlich geleisteten Stunden werden elektronisch ohne Medienbruch übergeben und stehen in der Software für die weiteren Arbeitsschritte zur Verfügung. Somit lässt sich im Unternehmen direkt nachvollziehen, ob der kalkulierte Zeitbedarf richtig geplant wurde. Ein projektbegleitendes und zeitnahes Controlling ist das Ergebnis, mögliche Doppelerfassung sowie Fehlerquellen in der händischen Erfassung der Mitarbeiterstunden werden reduziert beziehungsweise vermieden. „Auch aus dem fernen Moskau konnte ich auf diese Weise sehr schnell bei einem aktuellen Projekt hier in Deutschland gegensteuern, und das in Echtzeit“, resümiert Thomas Messerschmidt.

Digital und schnell

Ist der Handwerkschef indes wieder in Deutschland unterwegs und im Einsatz, kann er auf eine weitere mobile Innovation setzen. Denn Thomas Messerschmidt nimmt auch auf Baustellen grundsätzlich sein Lasermessgerät und ein iPad mit. Auf diese Weise nutzt er die Aufmaß-App für MOS’aik. So schießt er zuerst ein Foto des zu tapezierenden Raums. Anschließend macht er das Aufmaß digital, das das Messgerät nach der Erfassung über eine Bluetooth-Schnittstelle automatisch an die App sendet. Beides schickt die Software anschließend über das Handynetz oder – sofern vorhanden – über W-LAN ins Büro. Mit nur einem Klick fließen diese Daten dann automatisch ein. „Die kompletten Flächen habe ich also sofort auf meinem Laptop. Ich spare durch das mobile, digitale Aufmaß mehrere Stunden Zeit, das lästige Eintippen der Maße im Büro fällt weg“, sagt der Handwerksmeister.

Fazit: Für Thomas Messerschmidt eine ganz neue Art des Arbeitens begonnen. „Theoretisch könnte mein Büro heute in Flammen aufgehen, aber dennoch wäre der fortlaufende Betrieb durch mein mobiles Büro sofort möglich“, berichtet der Unternehmer. Er müsse sich, so Messerschmidt, auch nicht mehr um irgendeine Art von Datensicherung bemühen, da dies sein Dienstleister übernähme.

Und: „Auch die Mails von Kunden sind rechtssicher gespeichert, das war mir wichtig“, resümiert er und fährt fort: „Was man für solch ein Cloudbüro braucht? Eine zuverlässige Handwerkssoftware und einen ebenso guten Dienstleister, ein wenig technische Begeisterung und eine stabile Internetverbindung, mehr nicht. Selbst mit einem alten PC lässt sich diese Art des grenzenlosen Arbeitens problemlos einführen.“

Thomas Messerschmidt bei der Zeiterfassung.

Thomas und Julia Messerschmidt führen den Malerbetrieb gemeinsam.

praxisplus

Jakob Messerschmidt GmbH
Maler- und Lackierermeister Thomas Messerschmidt

61440 Oberursel
Tel.: (06171) 76530
Fax: (06171) 86211
Zimmersmühlenweg 75

Moser GmbH & Co. KG
Hauptstraße 50
52146 Würselen
Tel.: (02405) 4711
Fax: (02405) 471471

Quelle: Malerblatt 06/2015

 

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