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Erfolgreiche Kapazitätsplanung

Stark wachsende Unternehmen geraten oft trotz herausragenden Umsätzen unter die Räder. Passender IT-Einsatz fehlt.

Der Grund: organisatorische Mängel durch händisches Management ohne passenden IT-Einsatz. Wie es auch anders geht, zeigt der erfolgreiche Handwerksbetrieb Farben Krista aus dem österreichischen Frastanz.

Hinsichtlich schnell wachsender Unternehmen haben die Consultants von Roland Berger eine klare Meinung: „Die enorm gestiegene Leistungsfähigkeiten der IT und damit verbunden Absinken der Transaktionskosten sorgen dafür, dass eine solche Organisation heutzutage trotz ihrer Komplexität steuerungsfähig bleibt.“ Das heißt, das Unternehmen muss heutzutage moderne Software einsetzen um erfolgreich zu sein und zu bleiben – wie Alexander Krista und sein 45-köpfiges Team.


Alexander Krista arbeitete anfangs noch mit gängigen Tabellenkalkulationen, bis er  zu MOS'aik wechselte.

Bereits seit 1936 im Geschäft, wuchs das Unternehmen jedoch vor allem in der jüngeren Vergangenheit, daran hatte vor allem eine zweite organisatorisch getrennte Gipser-Abteilung großen Anteil.  so wurden aus anfänglich 12 Mitarbeitern nahezu 50. Das hieß, täglich waren nicht mehr 5 bis 10, sondern gleich 15 bis 20 Baustellen zu organisieren. „Das ließ sich nicht mehr mit einer gängigen Tabellenkalkulation bewerkstelligen“, erzählt Firmenchef Krista, „solange das ganze Projektmanagement sozusagen nur in meinem Kopf stattfinden musste,  war das noch in Ordnung. Aber als ich ein  Führungsteam aufbaute, musste ich eine Software haben, die meine Gedanken und  Abläufe tatsächlich abbilden konnte.
Heute organisiert der Handwerksmeister mit MOS’aik sämtliche Betriebsabläufe mit der Software. Das beginnt mit der Erfassung des Aufmaßes. „Die Art und Weise wie in MOS ́aik das Aufmaß angelegt wird, passt optimal zu meiner Arbeitsweise. “, betont Alexander Krista. Auch die Angebotserstellung vereinfacht die Software durch vorkonfigurierter Sets erheblich. Sets sind Kalkulationsbausteine, die Handwerker für häufig widerkehrende Leistungen einsetzen.

Projektakte


Ist das Aufmaß fachgerecht in die Software eingepflegt, wickelt Farben Krista auch den eigentlichen Auftrag reibungslos mit MOS’aik ab. Dafür legt das System diesen und alle damit verbundenen Informationen in einer Projektakte in einer vorgegebenen Struktur ab. Damit ist für  jeden Auftrag die Historie hinterlegt und es sind alle Voraussetzungen für eine kostenstellenorientierte Vor- und Nachkalkulation geschaffen.

Kapazitätsplanung


Der besondere Clou im stark softwareunterstützten Unternehmen Krista ist indes die Kapazitätsplanung.  Bei der Vielzahl an Baustellen pro Tag und der großen Belegschaft ist sie der Schlüssel für den wirtschaftlichen Erfolg des Betriebes. Die MOS ́aik Kapazitätsplanung visualisiert die Planungsvorgänge, die in verschiedene Arbeitspakete unterteilt sind. (BILD)

Das ermöglicht eine bessere Vorausplanung der Betriebskapazität und der Unternehmen kann die Auslastung seines Unternehmens optimieren. Beispiel: Der Chef kann eine bestimmte Baustelle wegen Unwetters nicht beschicken und setzt stattdessen seine Mitarbeiter auf einem anderen Projekt ein. „Bei plötzlichen Ereignissen habe ich direkt meine verfügbaren Betriebskapazitäten vor Augen und kann entsprechend handeln.“ sagt Alexander Krista.

Per Drag und Drop lassen sich die Projektzeiträume und einzelne Kapazitäten einfach verschieben, verschiedene Druckansichten  und der Export nach Excel runden die MOS ́aik  Kapazitätsplanung ab. Die MOS’aik Kapazitätsplanung stellt während der Planungsphase die Kapazitäten in grau dar. Der Handwerker sieht somit, dass dieses Projekt noch nicht konkret eingeplant ist. Erst nach Auftragserteilung erfolgt die Planung der Betriebskapazitäten. Das Modul errechnet die verplante sowie verfügbare Betriebskapazität und zeigt diese dem Anwender an. Und genau auf die Funktionalität legt Alexander Krista ein besonderes Augenmerk. Er plant seine Kapazitäten mit einem Planungshorizont von drei bis sechs  Monaten. Anschließend druckt sich der Unternehmen die Ansicht der Kapazitätsplanung aus. Er sieht die Daten schwarz auf weiß vor sich liegen. „Ich habe viele Jahre die Kapazitäten mit Tabellenkalkulationsprogrammen geplant, doch nun sind wir auf die Projektplanung von Moser umgestiegen. So arbeiten deutlich effizienter, zeitsparender und verbessern unsere Liquidität.“ urteilt Firmenchef Alexander Krista.

Das Sahnehäubchen der IT-gestützten Kapazitätsplanung ist die Integration von Arbeitspaketen. Darunter versteht man kleine Teilprojekte, die Unternehmen separat realisieren und abwickeln können. Arbeitspakete unterteilen große, umfangreiche Vorhaben in kleine, übersichtliche Projekte. Der Unternehmer kann so jedes Paket separat bearbeiten, überwachen und vor allem zügig abrechnen. Er verbessert auf diese Weise spürbar sein Finanzcontrolling und macht die Firmenprozesse transparenter.

Ihre besondere Integrationsfähigkeit beweist MOS’aik darüber hinaus, in der Anbindung von Drittanwendungen. „Für die Module Lohn und Urlaub müssen wir als österreichischen Unternehmen aus rechtlichen Gründen hiesige Software einsetzen. Aber die Schnittstellen von MOS’aik hierhin funktionieren absolut reibungslos.“ zieht Alexander Krista ein zufriedenes Resümee.
„Unsere Branchensoftware spielt bei unserem Kunden Krista ihre Vorteile aus. MOS’aik kann über standardisierte Schnittstellen Fremdanwendungen direkt ansprechen und unterstützt die übergreifende Geschäftsabwicklung.“ fasst Maximillian Moser, Vertriebschef bei Moser Software, zusammen.



 

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