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Betriebsorganisation online

So sehr händisches Arbeiten die Branche auch ehrt – manche Dinge erledigen selbst Handwerker besser automatisiert.

Das zeigt sich vor allem bei der Betriebsorganisation. Markus Weller ist der typische „Handwerksmeister 2.0“. Nicht Verharren, sondern Innovationsfähigkeit kennzeichnet das Unternehmen aus dem rheinland-pfälzischen Birnbach. Seit mehr als 20 Jahren sorgt sich der Meisterbetrieb um seine Kunden. Das Einzugsgebiet erstreckt sich dabei über den gesamten Westerwald bis nach Köln und in den Rhein-Sieg-Kreis. Dabei bieten der Firmenchef und seine Mitarbeiter – ein zusätzlicher Meister, zehn Gesellen und ein Auszubildender – über die Standard-Malerarbeiten hinaus weitere Services wie etwa Bautrocknung oder Schimmelbeseitigung an. Zudem hat der Malermeister, ebenfalls im Jahr 2012, das klassische Handwerksgeschäft um eine Handelskomponente ergänzt: der „Farbenfachhandel Weller“ verkauft Farben, Tapeten und Bodenbeläge. Motto: „Alles für die fachgerechte Renovierung“, verbunden mit der Beratung durch echte Fachleute. Somit wuchs der Betrieb auf mittlerweile 20 Mitarbeiter.

Markus Weller
Markus Weller setzt auf Innovationen

Diese expansive Geschäftspolitik lässt sich selbstverständlich schon längst nicht mehr per Zettelwirtschaft und Excel-Tabelle abbilden. Markus Weller setzt deshalb voll umfänglich auf MOS'aik, die Baukasten-Software für Mittelstand und Handwerk. „Wir nutzen das Programm für unser gesamtes Rechnungswesen, sowohl die Kalkulation als auch die Nachkalkulation. Und Finanzdaten fließen über die DATEV-Schnittstelle automatisch in die Software unseres Steuerberaters“, so Markus Weller – so weit so modern und mittlerweile üblich. Der Clou ist jedoch, bedingt durch die ausgeprägte Schnittstellen-Offenheit von MOS'aik, die Verbindung zu Capadata_online.

 

Fachlich und sachlich korrekte Kalkulation in wenigen Minuten


Das funktioniert so: Aus der Programmoberfläche von MOS’aik greift Markus Weller direkt auf Capadata_online zu. Er kann so bei Angebotsbearbeitung und Kalkulation einzelne Textbausteine aber selbst komplette Leistungsverzeichnisse in der ständig aktuellen Plattform von Caparol zusammenstellen. Diese lassen sich inklusive aller relevanten Kalkulationsdaten über die integrierte Schnittstelle direkt in MOS’aik zur Weiterbearbeitung übertragen. Für eine besonders benutzerfreundliche, schnelle und zuverlässige Zusammenstellung der Leistungsverzeichnisse steht außerdem ein Ausschreibungsassistent zur Verfügung.
Im Büroalltag gestaltet sich der Gebrauch derart, dass der Firmenchef im Feld „Ausschreibungen“ unter „LV-Assistent“ einen Leistungsbereich wie beispielsweise WDVS (Wärmedämmverbundsystem) festlegt. Anschließend folgen verschiedene Abfragen zu diversen Kriterien aus dem ausgewählten Leistungsbereich. Nach der Auswahl einiger dieser Kriterien erscheint darunter der Link „Autovervollständigung“. Das gesamte Leistungsverzeichnis (LV) wird zusammengestellt und aufgeführt. Das LV ist nun fertig und sachlich sowie fachlich korrekt. Die einzelnen Kriterien sind manuell im Nachhinein änderbar; MOS’aik übernimmt das LV automatisch. Es lassen sich darüber hinaus mehrere Projekte anlegen und überarbeiten. Ein Projekt kann desgleichen aus verschiedenen Leistungsbereichen bestehen, dann kann der Handwerker diese in Gänze zu MOS’aik in ein Projekt übergeben. Es gibt zudem die Funktion „Textbausteine“. Hierunter findet man Produktinformationen, Kalkulationsdaten, Richtpreisinformationen.

Wiederkehrende Prozesse sind bereits hinterlegt


„Für unsere Angebotskalkulation bedeutet das eine erhebliche Optimierung, da wir dank der Webanbindung von Capadata stets über aktuellste Preise verfügen“, berichtet Markus Weller. Die Arbeitserleichterung entsteht auch deshalb, da sich die Arbeit mit der Software zusätzlich individualisieren lässt, so der Chef: „Wir können zusätzlich so genannte Sets zur Kombination einsetzen.“ Beispiel: Für einen Quadratmeter Wandfläche braucht der Anstreicher stets eine bestimmte Zeit und 0,2 Liter einer bestimmten Farbe. In Capadata_online (Pro-Version) ist für diese Arbeit der Lohnfaktor bereits hinterlegt, „so dass ich solche Arbeiten in Nullkommanichts kalkuliert habe“, berichtet Weller. Gleiches gilt für immer wiederkehrende Abläufe, selbst diese hat der Firmenchef in der Software hinterlegt.
Eine clevere Vorgehensweise, die in der Prognos-Studie „Zukunft Handwerk!“ Bestätigung findet. In ihrer Empfehlung zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von Handwerksbetrieben schreiben die Experten: „Neue Technologien werden von Handwerksbetrieben aufgegriffen und für die eigene Arbeitsorganisation und die Bearbeitung von Kundenaufträgen eingesetzt. Eine moderne IT-Ausstattung, der Einsatz modernster Technologien, Werkzeuge und Instrumente und der Blick für interessante technologische Entwicklungen in anderen Gewerben wird als selbstverständlich erachtet.“
Durch diese moderne Art des Arbeitens spart Markus Weller massiv Zeit: „Angebote habe ich dadurch schon manche Male in einer einzigen Minute gefertigt. Und gegenüber der früher üblichen händischen Preiskalkulation mit Nachschlagewerken, die darüber hinaus schnell veralten, spare ich mit der Kombination MOS’aik und Capadata_online (Pro-Version) pro Arbeitsschritt zehn Minuten“, berichtet Malermeister Weller.

Einbindung des Grossisten – Integration bis ins Kassensystem


Mittlerweile sind selbst die Preislisten seines Grossisten in das Softwaresystem miteingebunden, ein Pluspunkt, nicht nur für den Handwerksbetrieb, sondern auch für den Handelszweig des Unternehmens. Markus Weller: „In diesem System sind 70.000 Artikel vorhanden, die man ja unmöglich alle im Kopf haben kann. Aber dadurch, dass selbst unser Kassensystem mit in die IT eingebunden ist, kann ich meinen Kunden gleich vor Ort im Laden eine konkrete Preisauskunft geben.“ Ein weiterer Vorteil ist, dass der Unternehmer auf diese Weise den Einkaufspreis, den Listenpreis sowie den empfohlenen Brutto-Verkaufspreis einsehen kann, „so dass ich guten Kunden ein individuelles Angebot machen kann, da mir die Software gleich meine Marge anzeigt“, so Weller.
Fazit: Mit seinem IT-Einsatz erzielt Markus Weller parallel mehrere Erfolge. Er spart massiv Zeit bei der Kalkulation, kann in seinem Handelsunternehmen betont kundenfokussiert agieren, erstellt immer eine sowohl fachlich als auch sachlich „saubere“, einwandfreie Kalkulation und ist dank der Onlineanbindung fortlaufend up to date – eine Traumkombi halt.

 

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