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Denkmal & Digital

Mit modernsten Materialien und Techniken schafft Malermeister Gunnar Haeske mit seinem Bauleiter Lars Arens Wohlfühlräume.

Nicht nur beim Kunden sind sie auf der Höhe der Zeit: Im Büro und auf der Baustelle haben mobile Anwendungen Einzug gehalten.
Das Museum Haus Kupferhammer mit dem nostalgischen Wintergarten erstrahlt wieder in neuem Glanz: Einige Wochen lang wurde das denkmalgeschützte Gebäude mit der angebauten Stahl- und Glaskonstruktion im sauerländischen Warstein saniert. Der Stahl wurde neu beschichtet und die Ornamentgläser restauriert. Die Stadt hatte dafür Malermeister Gunnar Haeske und sein Team beauftragt.


Malermeister Haeske hat dem Haus Kupferhammer wieder zu neuem Glanz verholfen

Der Warsteiner Betrieb bietet hochwertige Malerarbeiten innen wie außen, Wärmedämmung, Schimmelbeseitigung, Bodenbeläge und Spanndecken aus einer Hand an. Zum Leistungsspektrum gehören auch Spezialaufträge wie Restaurierungen von Denkmälern und vieles mehr. Ende des vergangenen Jahres waren es zum Beispiel Innenarbeiten in einem Ladenlokal, ein Wärmedämmprojekt in Herne über einen Generalunternehmer und eben die Denkmalsanierung in Warstein.


Gunnar Haeske und Lars Arens freuen sich über das schöne Projekt.

Bauleiter verstärkt das Team

Mit fünf Gesellen, drei Auszubildenden und einer Bürokraft betreut Geschäftsführer Haeske sowohl private Kunden als auch gewerbliche und öffentliche Auftraggeber. Bauleiter Lars Arens vervollständigt seit einigen Monaten das Team. Bei mehreren Baustellen gleichzeitig ist es seine Aufgabe, immer den Überblick über die Abläufe und Termine zu behalten.
Bislang lieferten die Mitarbeiter ganz klassisch einmal in der Woche ihre Stundenzettel ab, deren Daten dann in die Stundenmitschreibung der Software im Büro eingetragen wurden. „Dann galt es immer Zettel zu durchwühlen, um die Daten für die Nachkalkulation zusammenzubekommen“, erinnert sich Arens an die mühselige Aufgabe. Auch Übertragungsfehler schlichen sich leichter ein. Aus diesem Grunde wurde die schon im Unternehmen vorhandene mobile Zeiterfassung aktiviert, die zuvor noch nicht zum Einsatz gekommen war.

Einführung der mobilen Zeiterfassung

Nach einer kurzen Einweisung für das Team begann am 1. Oktober 2014 eine dreimonatige Testphase, in der die Mitarbeiter über Tastenhandys oder über ihr iPhone die mobile Zeiterfassung der WinWorker Software nutzten. Parallel haben sie zunächst weiter handschriftlich Tagesberichte geschrieben. In dieser Zeit wurden mobil zunächst nur reine Zeiten wie Fahrzeiten, Arbeitszeiten und Pausen erfasst. Das geht mit wenigen Fingertipps. „Am Anfang gab es ein paar wenige Fehlbuchungen, die sich aber schon innerhalb des ersten Monats auf ein Minimum reduziert hatten. Die Kollegen kommen gut mit der mobilen Variante zurecht“, hat Arens beobachtet.  Die Variante für iPhone ist für die Mitarbeiter besonders komfortabel: Sie ist über den relativ großen Bildschirm noch einfacher zu bedienen: einfach auf den Startpfeil tippen – und schon läuft die Zeit für die gewählte Tätigkeit.


Die Mitarbeiter erfassen die Zeiten via iPhone oder Handy – ein Fingertipp genügt

Buchungen immer passend zugeordnet

Die Buchungen erfolgen immer auf die aktuellen Projekte, die vorab aus der WinWorker Software im Büro auf die Geräte übertragen werden. Das geht über das Mobile Center ganz einfach per Drag-and-drop. So sind die Buchungen immer passend zugeordnet. In der Version für iPhones kann auch nach anderen Projekten in der WinWorker Software gesucht werden, etwa wenn der Mitarbeiter auf eine andere Baustelle gerufen wird, um dort mitzuhelfen.Auch wenn die mobilen Geräte einmal zeitweilig keinen Empfang haben, kann die Zeiterfassung trotzdem genutzt werden. Alle Daten werden dann wieder übertragen, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist.

Seit Anfang Januar wird auch auf die einzelnen Positionen aus dem Angebot mitgeschrieben. Firmeninhaber Gunnar Haeske stellt fest: „Das ist besonders aussagekräftig für die Nachkalkulation der Projekte. Ich kann dadurch sehr schnell in der Mitarbeiterübersicht auf dem Rechner sehen, ob die Baustelle wie geplant läuft oder ob einzelne Positionen aus dem Ruder laufen. Wenn ich einmal in der Woche Zettel bekomme mit allgemeinen Angaben über Arbeitsstunden und diese erst auswerten muss, funktioniert das nicht“.

Zusatzarbeiten, Fotos und Co.

Arens: „Besonders praktisch finden wir die Möglichkeit, auch unerwartete Zusatzarbeiten mobil zu erfassen.“ Sie erscheinen dann im Büro in der WinWorker Software als zu bearbeitende Positionen, so dass gleich alles für die Abrechnung vorbereitet werden kann. Es ist auch möglich kleine Text- und Sprachnotizen zu erstellen. Sie können direkt mit dem Handy oder iPhone erfasst und passgenau zum Projekt weitergeleitet und abgelegt werden. Das gleiche gilt für Fotos, die zur Dokumentation etwa von Schadstellen gemacht werden. Diese werden ebenfalls an die Software übertragen und sind dort verfügbar – zum Beispiel um die Rechnung zu bebildern.
Apropos Rechnung: „Durch die mobile Zeiterfassung können wir viel schneller abrechnen, weil alle Daten zeitnah zur Verfügung stehen. Das ist natürlich auch ein entscheidender Faktor für die Liquidität in unserem Betrieb – heutzutage enorm wichtig!“ stellt Arens fest.

Daten nutzen und auswerten

Die Software bietet zahlreiche Auswertungen - wie diesen Bericht, eine Übersicht der Gesamtstunden zu einem Projekt

Die Möglichkeiten der Auswertung sind bei WinWorker mannigfaltig - ob als Bericht „Gesamtstunden zum Projekt“, als Aktivitätsübersicht am Rechner oder für die Deckungsbeitragsrechnung in der Nachkalkulation. Und: Die mobil erfassten Daten sind perfekt aufbereitet für die Weitergabe an Lohnbuchhaltungsprogramme.
So ist es möglich, jederzeit den Überblick zu behalten

Quelle: Malerblatt 01/2015
Fotos: Malermeister Haeske, WinWorker

 

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