Björn Foetsch stellt verschiedene Perspektiven vor, die dem Unternehmer ermöglichen, seinen Betrieb von allen Seiten zu betrachten. Diesmal aus der Perspektive Stellvertreterregelung.
Von den Handwerksunternehmen, die über 10 Mitarbeiter hinaus wachsen, schrumpfen die meisten nach kurzer Zeit wieder auf eine deutlich kleinere Mitarbeiteranzahl. Ein systematisiertes Vorgehen schafft hier rechtzeitig Abhilfe.
Perspektive Stellvertreterregelung
Eine Stellvertretung wird häufig notwendig: mal geplant (wegen Urlaub), mal ungeplant (wegen Krankheit, Unfall). In vielen Handwerksbetrieben wird die Stellvertretung von unten nach oben gelöst, sprich: Fehlt der Vorarbeiter, übernimmt der Meister einen Großteil dessen Aufgaben, fehlt der Meister, springt der Chef für diesen ein. Das scheint naheliegend, bedeutet aber auch, dass jeder einen Großteil seiner Zeit Aufgaben anderer übernimmt, anstatt sich um seine Kernaufgaben zu kümmern. Zum Beispiel Angebote oder Rechnungen schreiben. Und so beginnen die Stapel auf dem Schreibtisch zu wachsen. Bei 28 Tagen Urlaub pro Mitarbeiter und vielleicht 5 Fehltagen ist ein Meister, wenn er zum Beispiel 5 Vorarbeiter organisieren muss, 33 x 5 Tage für anderer Leute Aufgaben unterwegs – das ist schon fast das ganze Jahr. Natürlich mag das überspitzt sein und doch liegt hier eine wesentliche Ursache für das „Zuviel an Arbeit“ beim Meister und Inhaber. Und weil keiner alles auf einmal kann, klemmt es letztlich an allen Ecken: im Büro und auf der Baustelle.
Wer rechtzeitig alle Eventualitäten berücksichtigt und für jeden wichtigen Mann im Unternehmen eine Stellvertreterregelung festgelegt hat und die Mitarbeiter entsprechend weiterbildet, behält auch im Fall von unvorhergesehenen Ausfällen den Überblick und kann schnell reagieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Arbeitsprozesse werden kompetent weitergeführt, es entstehen keine Unsicherheiten bezüglich der Zuständigkeiten und der Kunde hat das gute Gefühl, ständig einen zuverlässigen Ansprechpartner für seine Aufträge zu haben.
Fazit
Wer in seinem Unternehmen zur Zukunftssicherung sinnvolle Strukturen schaffen und Abläufe qualifiziert sichern möchte, kommt um eine Stellvertreterregelung und entsprechende Ausbildung für unabkömmliche Mitarbeiter nicht herum. Also: Mitarbeiter auswählen, deren Mitwirkung sicherstellen, Weiterbildungsbedarf festlegen und umsetzen.
