Wo verdiene ich Geld und wo lege ich drauf? Eine Frage, die sich viele Unternehmer stellen, so auch Dirk Haase aus Frankenberg.
Herr Haase, was war der Grund, sich Unterstützung vom Malerberater zu holen? Dirk Haase: Ich habe innerhalb meines Malerbetriebes ein Ladengeschäft, in das ich in den letzten Jahren erheblich investiert habe. Die wirtschaftliche Gesamtsituation und Entwicklung bleiben jedoch hinter meinen Erwartungen zurück. Ich merke, dass etwas nicht rund läuft, weiß jedoch nicht genau, wo und wie ich ansetzen soll. Dann wollte ich meinen Betrieb auch einmal von außen betrachten lassen, um zu sehen, wo wir noch besser werden können. Mein Steuerberater konnte mir nicht wirklich weiterhelfen, dessen Tipps beschränken sich auf Allgemeinplätze. Wieweit das Gesamtergebnis durch das Ladengeschäft oder den Malerbereich beeinflusst wird, kann er mir nicht beantworten. Auch nicht, mit welchen Maßnahmen ich gegensteuern kann. Hier fehlen ihm einfach die Branchenkenntnisse.
Herr Krauß, erleben Sie es öfter, dass der im Regelfall erste Ansprechpartner der Betriebe, der Steuerberater, eigentlich nicht wirklich helfen kann?
Wolfgang Krauß: Das entspricht nach meinen Erfahrungen leider dem Regelfall. Der Steuerberater ist naturgemäß vorrangig fiskalpolitisch ausgerichtet. So betreut er außer dem Malerbetrieb noch andere Gewerbe- und Industriekunden, die letztlich nach dem gleichen Schema bewertet werden. Dies erfolgt unterjährig anhand der Ergebnisse der BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung). Eine rein zahlenmäßige Gegenüberstellung von Monats- oder Quartalszahlen ist als Bewertungsfaktor jedoch nur begrenzt aussagefähig. Einmal fehlen entscheidende Einfluss- größen, wie beispielsweise die angefangenen Arbeiten, dann auch die qualifizierte Kenntnis der Einfluss- faktoren. Im Fall der Firma Haase wurden die Kosten für den Malerbereich und das Ladengeschäft buchhalterisch nicht getrennt erfasst. Der Unternehmer hat so keine Möglichkeit zu sehen, wie wirtschaftlich die jeweilige Abteilung arbeitet.
Herr Haase, wie ist die Beratung in Ihrem Betrieb denn abgelaufen? Dirk Haase: Vor unserem ersten Termin habe ich mich telefonisch mit Herrn Krauß über meine Erwartungen und Zielsetzungen ausgetauscht. Dabei habe ich gleich gemerkt, dass Herr Krauß aus der Praxis kommt. Im Vorfeld unseres Besprechungstermins hat er bereits die für eine quantitative Beurteilung erforderlichen Daten zusammen mit mir und meinem Steuerbüro ermittelt. Hierbei wurde festgestellt, dass einige Werte nicht sauber abgegrenzt waren. Dies hatte deutliche Auswirkungen auf die Materialkosten und die Ertragssituation der einzelnen Abteilungen. Die Fragen gingen schon sehr ins Detail, was aber nötig war, um eine möglichst faire Zuordnung der Kosten vornehmen zu können. Beispielsweise, wie viel Zeit ich für den einen oder anderen Bereich aufwende. Zu unserem Besprechungs-Termin konnte uns Herr Krauß schon Ergebnisse präsentieren und mit uns direkt in die betrieblichen Prozesse, Planung und Umsetzung einsteigen.
Herr Krauß, können Sie einmal einige Ergebnisse preisgeben? Wolfgang Krauß: Da ich die Erlaubnis von Herrn Haase habe, gerne. Es hat sich gezeigt, dass das Ladengeschäft zwar nicht die Kostendeckung erreichte, die geplant war, aber dennoch einen positiven Deckungsbeitrag erwirtschaftet hat. Das beantwortet die Frage, ob denn das Gesamtergebnis ohne das Ladengeschäft besser ausgefallen wäre. Das wäre nicht der Fall gewesen. Bei der Prozessanalyse zeigte sich, dass bei Herrn Haase aufgrund der zeitlichen Bindung durch das Ladengeschäft andere, wichtige Arbeiten, zu kurz kamen. Dies betrifft insbesondere die Arbeitsvorbereitung und Steuerung des Malerbetriebes.
Die Beratung im Ladengeschäft wird halbtags durch die Ehefrau durchgeführt, ansonsten durch den Unternehmer selbst. Ist der gerade in einer wichtigen Arbeit, bspw. der Erstellung eines Angebots oder Rechnung, wird diese häufig durch Kunden unter- brochen. In Zukunft werden feste „Chefzeiten“ eingeführt, an denen der Unternehmer dem Ladengeschäft zur Verfügung steht. Hierbei wird man sich an den Frequenzzeiten orientieren und die Öffnungszeiten anpassen. Im Lager, das sowohl die Materialien für den Malerbereich als auch das Ladengeschäft bevorratet, müssen Überbestände, die zu einer unnötigen Kapitalbindung führen, abgebaut werden. Hierfür wird eine Analyse der Umschlagshäufigkeit einzelner Produktgruppen durchgeführt. Um eine korrekte Materialkostenzuordnung zu erreichen, wird verstärkt darauf geachtet, dass Materialent- nahmescheine geschrieben werden, die dann auch in die Baustellennach- kalkulation eingehen.
Die von den Mitarbeitern erreichte Produktivität entspricht zwar dem Niveau der Branche, liegt aber unterhalb der Kalkulationsansätze. Hier ist also noch Potenzial vorhanden. Deshalb wurden Maßnahmen im Bereich der Baustellenvorbereitung und Steuerung ergriffen.
Dies betrifft Einzelschritte wie die Einführung einer Wochenplanungsübersicht, an der die Mitarbeiter frühzeitig ihren jeweiligen Einsatzort und die Dauer ablesen können, als auch das Informationswesen, durch die Einführung von Baustellenchecklisten.
Wie ging es weiter, Herr Haase? Dirk Haase: Herr Krauß hat sowohl für das Ladengeschäft als auch die Malerei die zukünftigen Kosten geplant und budgetiert. Daraus wurden die erforderlichen Zielvorgaben für die Umsatzleistung, den Wareneinsatz und den Warenaufschlag abgeleitet sowie die Anzahl der Produktivstunden, die meine Mitarbeiter leisten müssen.
Bei der Kalkulation meiner Angebote habe ich jetzt die Sicherheit zu wissen, was ich wirklich brauche oder ab wann meine preisliche Schmerzgrenze erreicht ist und ich besser einen Auftrag ablehne. Jetzt kann ich meine Kalkulationsstammdaten überarbeiten und aktualisieren. Ziel ist es, dass meine Mitarbeiter für jeden Auftrag frühzeitig alle erforderlichen Informationen und eine qualifizierte Zeitvorgabe erhalten. Hierin sehe ich ein zentrales Instrument der Steuerung. Da ich überwiegend für Privatkunden arbeite, ist mir deren Zufriedenheit sehr wichtig. Um unsere Qualität auf hohem Niveau zu halten, wollen wir eine spezielle Baustellenabnahme einführen, die uns Herr Krauß vorgeschlagen hat.
Besonders gefallen hat mir, dass ich ein Planungstool mit meinen speziellen Werten zur Verfügung gestellt bekommen habe. In das kann ich unterschiedliche Mitarbeiteranzahlen eingeben und sehe sofort die Auswirkungen auf das Planergebnis. Oder auch wie sich eine differenzierte Kostenverteilung zwischen der Malerei und dem Laden auf die jeweilige Kosten- und Ertragssituation niederschlägt. Somit habe ich die Möglichkeit, verschiedene Alternativen selbst zu simulieren, bis hin zu unterschiedlichen Marktpreisen und meinen Betrieb strategisch ausrichten. Das ist schon klasse.
Und Herr Haase, wie sieht Ihr Resümee aus? Dirk Haase: Ich muss zu- geben, dass ich aufgrund der Fülle an Informationen nach unserem Besprechungstag erst einmal ziemlich geschafft war. Eine große Unterstützung ist mir hierbei, dass Herr Krauß sich fortlaufend mit mir austauscht und die eingeleiteten Maßnahmen begleitet. Und die zeigen bereits erste Erfolge. Es hat also wirklich etwas gebracht.
Herr Haase und Herr Krauß, vielen Dank für das Gespräch.
