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GoBD hat es in sich


Alle Unternehmen sind von den GoBD betroffen, doch nicht überall ist es im Bewusstsein angekommen.


GoBD bedeutet „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Gespräche mit Malerbetrieben zeigen, dass nicht allen klar ist, was das genau bedeutet. Viele reagieren zunächst einmal abwartend. Das könnte zu Problemen bei künftigen Betriebsprüfungen führen. Der sperrige Titel des Dokuments klingt wenig aufregend – aber die darin enthaltenen Vorgaben haben es in sich! Sie beziehen sich umfassend auf verschiedene Bereiche der elektronischen Dokumentenerstellung und -aufbewahrung in Betrieben, auf die jederzeitige maschinelle Auswertbarkeit und vieles mehr.

Außerdem müssen alle Unternehmen eine Verfahrensdokumentation und ein Internes Kontrollsystem (IKS) vorweisen. Steuerberater Joachim Welper umreißt grob die Herausforderungen, die sich aus den GoBD ergeben. Wir haben außerdem mit einigen Betrieben gesprochen, was die Vorgaben für sie bedeuten.


Joachim Welper, Steuerberater, Vreden:

„Die GoBD gelten für alle Unternehmen: Sie stellen besonders für die kleinen und mittleren Betriebe doch eine recht große Herausforderung dar. Da muss eine Verfahrensdokumentation erarbeitet und ein internes Kontrollsystem nachgewiesen werden. Außerdem geht es um die zeitgerechte Erfassung von Buchungen und Dokumenten, um die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie um Unveränderbarkeit der Daten und Belege. Alle steuerlich relevanten Daten müssen im Ursprungsformat und maschinell auswertbar archiviert werden. Das Schwierige ist, dass viele Betriebe noch nichts in die Wege geleitet haben, weil die Betriebsprüfungen unter GoBD-Gesichtspunkten erst anstehen. Fakt ist, dass die Prüfer für den Prüfungszeitraum ab Januar 2015 ganz genau hinschauen werden. Dann können sie eventuelle formale Mängel – also das Nichteinhalten der GoBD – auch ahnden. Das kann zu unangenehmen Folgen führen, bis hin zu hohen Steuernachzahlungen. Betriebe sollten es nicht so weit kommen lassen und sich jetzt kümmern!“


Wilhelm Knoll, malerknoll GmbH, Kaufering:

„Ich bin eigentlich erstmals auf der BAU 2017 in München so richtig auf die GoBD aufmerksam geworden. Bis dahin hatte ich mich noch nicht mit diesem Thema beschäftigt. Bei einer Infoveranstaltung im Frühjahr bei uns im Haus hat uns dann unter anderem ein Steuerberater über die Hintergründe und Besonderheiten des Schreibens vom Bundesfinanzministerium aufgeklärt. Spätestens seit dieser Veranstaltung ist klar: Wir werden nicht umhinkommen, zügig zu handeln. Es kommen gewaltige Anforderungen auf uns zu, aber wir fühlen uns jetzt gut begleitet. Was den Softwarepart angeht, arbeiten wir eng mit unserer Branchensoftware WinWorker zusammen. Schon der Zoll war im Rahmen einer Kontrolle zum Mindestlohn vor eineinhalb Jahren beeindruckt, wie detailliert und strukturiert wir mit der mobilen Zeiterfassung die Arbeitsstunden zu den Projekten erfassen. Innerhalb von wenigen Minuten konnten wir den Beamten die Dokumentation überreichen. Ich weiß, dass wir auch im Fall der GoBD bei WinWorker gut aufgehoben sind.“

Olaf Brückl, Brückl GmbH & Co. KG, Würzburg:

„Wir haben das Thema GoBD schon seit 2015 verfolgt. Letztlich gibt das Schreiben Grundsätze vor, an die wir uns halten müssen – wie auch an BG-Vorschriften, EU-Verordnungen und vieles mehr. Da gibt es nichts zu diskutieren. In den vergangenen Jahren haben die Steuerbehörden uns ja schon etliches vorgegeben, was wir selbstverständlich umgesetzt haben. Wir werden regelmäßig Betriebsprüfungen unterzogen. Es ist nun an uns, auch die entsprechenden Rahmenbedingungen für die Einhaltung der GoBD zu schaffen. Von unserer Software erwarte ich, dass sie uns in diesem Prozess unterstützt und dafür sorgt, dass das Mehr an Bürokratie nicht zum Zeitfresser wird, sondern viele notwendige Schritte automatisiert werden. Dann sind wir gut vorbereitet für die Zukunft.“


Robert Znaor , Robert Znaor Dienstleistungen, Gräfelfing:

„Im vergangenen Jahr habe ich über ein Anschreiben der WinWorker Software und ein Gespräch mit meinem dortigen Kundenberater erstmals von den GoBD erfahren. Und als ich das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen dann selbst einmal gelesen habe, wurde mir klar, dass ich nicht mehr abwarten kann, sondern mich rüsten muss für die Anforderungen. Bei einem Anwendertreffen wurde uns das GoBD-Maßnahmenpaket der Software vorgestellt. Es automatisiert die meisten der notwendigen Prozesse und wird uns die Arbeit sehr erleichtern. In Gesprächen mit anderen Kollegen fällt mir auf, dass das Thema insgesamt noch sehr wenig bekannt ist und viele sich noch nicht weiter damit beschäftigt haben. Ich denke aber, wir haben keine Wahl und müssen rechtzeitig handeln, wenn wir es nicht zu negativen Folgen bei künftigen Betriebsprüfungen kommen lassen möchten.“


Dirk Sander, Geschäftsführer, Sander + Partner GmbH, Goch:

„Uns ist es wichtig, unsere Kunden bestmöglich zu informieren. Daher haben wir schon früh mit ersten Infoschreiben zu den GoBD begonnen, unsere Berater im Außendienst haben das Thema bei den Kunden angesprochen und seit dem Frühjahr finden Anwendertreffen und Schulungen statt. Natürlich haben wir parallel in der Entwicklungsabteilung mit Hochdruck an Maßnahmenvorschlägen gearbeitet. Das ist ja unsere Aufgabe: Die gesetzlichen Vorgaben optimal umzusetzen – seien es die der VOB, Vorgaben der Berufsgenossenschaft oder eben jetzt die der GoBD. Dabei war es erstes Gebot, eine möglichst umfassende und sichere Lösung zu entwickeln, die die tiefgreifenden Vorgaben der GoBD allesamt abdeckt. Es macht keinen Sinn, etwas Halbgares zu präsentieren, das den Prüfungen letztlich nicht standhält. Darüber hinaus müssen die Maßnahmen in der Software für die Kunden komfortabel zu bedienen sein und die Arbeit wirklich erleichtern.


Unser Maßnahmenkatalog sieht nun ein sogenanntes GoBD-Archiv vor, in dem alle steuerlich relevanten Daten unter anderem nach den Grundsätzen der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit automatisch abgelegt werden. Elektronische Rechnungen und Gutschriften erhalten den ZUGFeRD Standard, alle anderen steuerlich relevanten Dokumente ein entsprechendes Inhouse-Format. Dadurch sind diese Dokumente maschinell auswertbar – auch dies eine der zentralen Forderungen der GoBD. Für Belege wie Stundendaten, Kassenabschluss und Co. haben wir eine Besonderheit entwickelt, die über unsere WinWorker-App funktioniert: Mit einem Foto via Smartphone wird das gesamte elektronische Dokument samt Unterschrift an das GoBD-Archiv geschickt. Der Katalog deckt übrigens nur den Part der Software ab. Er ist nur ein Teil der Vorkehrungen, die die Betriebe treffen müssen. So spielt auch die Verfahrensdokumentation sowie ein internes Kontrollsystem in den GoBD eine wichtige Rolle. Da sind die Betriebe selbst in der Pflicht!“

Für mehr Informationen klilcken Sie hier.

Malerblatt 05/2017

Nicole Sillekens

 

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