Verschärfte gesetzliche Regeln bei der Buchführung macht kaufmännische Software besonders wertvoll.
Eine Studie im Auftrag der eBusiness Lotsen Mainfranken belegt, dass bereits knapp 75 Prozent aller befragten Unternehmen auf eine solche digitale Unterstützung setze.
Im Zuge der flächendeckenden Nutzung von betriebswirtschaftlicher Software in Unternehmen sowie der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsvorfällen, sah sich das Bundesministerium für Finanzen (BMF) veranlasst, seine Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung in den neuen GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zum 01. Januar 2015 zu verschärfen und auf die elektronischen Vorsysteme auszudehnen. Ab diesem Stichtag sind die Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten zu erfüllen.
Die neuen Anforderungen ersetzen die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Verordnung betrifft sowohl doppelte Buchführung als auch weitere Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten.
Bedeutung Vorsysteme
Unter dem Begriff elektronische Vorsysteme sind beispielsweise kaufmännische Software oder Kassenlösungen zu verstehen. Konkret bedeutet dies, dass eine kaufmännische Software herangezogen wird, um steuerlich relevante Dokumente, Dateien, Geschäftsvorfälle und Belege bereitzustellen. Die Finanzbehörden vergeben weder Zertifikate und Testate, ob das entsprechende Vorsystem (zum Beispiel eine kaufmännische Software) die Anforderungen der GoBD erfüllt, noch Empfehlungen zu technischen Vorgaben oder Standards. Da es in der Praxis keine einheitlichen IT-Systeme gibt, sondern unterschiedliche Ausgestaltungsmöglichkeiten existieren, gibt es keine allgemein gültige pauschale Aussage zur GoBD-Konformität.
Bedeutung in der Praxis
Die strengere Auslegung der Richtlinie stellt Unternehmer vor eine Herausforderung. Der Steuerpflichtige ist für die ordnungsgemäße Führung seiner Bücher gemäß den einschlägigen Gesetzen in vollem Umfang verantwortlich. Die Verantwortung des Steuerpflichtigen erlischt auch nicht bei einer Auslagerung der Buchführung an Dritte.
Das bedeutet für die Praxis, dass alle Daten, Geschäftsvorfälle und Dokumente aus den Vorsystemen prüfungsrelevant sind. Aufbewahrungspflichtig sind neben Unterlagen in Papierform alle weiteren Unterlagen (Daten, Datensätze, elektronische Dokumente), um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Dies hat Auswirkungen auf die eingesetzten Produkte, da diese die Anforderungen bei einer Prüfung erfüllen müssen. Alle Unternehmensbereiche, in denen betriebliche Abläufe digital ausgeführt werden, fließen mit in eine Prüfung ein. Alle buchhalterischen Aufzeichnungen und Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung für die Besteuerungen dienen, müssen lückenlos, transparent und nachvollziehbar sein, auch historische Geschäftsvorfälle.
Richtlinien erfüllt?
Die Verschärfung der GoBD-Richtlinie sollten Unternehmen als Motivation ansehen, um ihre eigenen Prozesse zu prüfen und zu verbessern. Unternehmer sollte untersuchen, ob sein Unternehmen die engere Auslegung der Richtlinien erfüllt oder Handlungsbedarf besteht.
So ist beispielsweise in Unternehmen eine Verfahrensdokumentation mit einer Beschreibung der verwendeten DV-Systeme und des gewollten Arbeitsablaufs erforderlich, um die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und sonstigen Aufzeichnungen zu erfüllen. Denn für die Erfüllung der GoBD ist der Steuerpflichtige allein verantwortlich.
Aus diesem Grund ist es ein MUSS, dass sich die Steuerpflichtigen zeitnah mit ihrem/ihrer Steuerberater/in zusammensetzen, intensiv beraten und die Pflichten, die aus der Verschärfung der Verordnung hervorgehen, besprechen.
Malerblatt 08/2016
Autorin: Kerstin Moser
Quellen:
http://bit.ly/28OfOyI
http://bit.ly/28P7tet
