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Hamsterrad

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Hamsterrad

Manchmal müsste der Tag 25 Stunden haben – und wäre trotzdem noch zu kurz. Wie kommt man raus aus dem Hamsterrad?

Von der einen zur anderen Baustelle hetzen, Mitarbeiter einweisen, dann wieder ins Büro, das Telefon klingelt und zwischendurch noch Kunden beraten: Viele Malermeister kennen dieses „Hamsterrad“. Der Tag könnte 25 Stunden haben und es würde immer noch nicht reichen. Das habe ich selbst auch durchgemacht und oft wusste ich gar nicht, was ich zuerst erledigen soll.

Eines Tages kam ich an den Punkt, an dem ich mich aus dem „Hamsterrad“ befreien wollte. Ich wollte mehr vom Leben haben und nicht nur rund um die Uhr arbeiten. Außerdem wollte ich unbedingt mehr Zeit dafür haben, um mein Unternehmen mit neuen Ideen weiterzuentwickeln. Auf der Suche nach einer Lösung war meine erste Erkenntnis, dass ich nur dann Entlastung bekommen könnte, wenn meine Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen. Heute weiß ich, dass genau dies der größte Engpass für das Zeitmanagement eines Handwerksmeisters ist. Die Mitarbeiter übernehmen in den meisten Betrieben zu wenig Verantwortung. Das führt dazu, dass der Meister als „Mädchen für alles“ herhalten muss und jede Entscheidung im Grunde selbst trifft. Logisch, dass dabei die Zeit bei entsprechender Auftragslage irgendwann knapp wird.

Wie bekommt der Meister jetzt aber seine Mitarbeiter dazu, mehr Verantwortung zu übernehmen? Der Weg dahin war für mich nicht einfach. Denn kaum jemand beginnt von alleine mehr Verantwortung zu tragen. Die Schuld suchte ich zunächst bei den Mitarbeitern, womit ich aber komplett falsch lag. In diesem Zusammenhang zitiere ich gern Reinhard K. Sprenger, der in einem Interview mit dem Magazin Impulse sagte: „Hört auf, Eure Mitarbeiter wie Kinder zu behandeln. Erwachsene Leute organisieren Familien, sie bauen Häuser, sie übernehmen Verantwortung in Vereinen, fällen vernünftige und zukunftsorientierte Entscheidungen. Doch in dem Augenblick, in dem sie durch die Pforte des Unternehmens treten, werden sie infantilisiert und entmündigt, dass ich manchmal fassungslos bin.“


Verantwortung abgeben

Der Meister muss also zuerst einmal selbst bereit sein, Verantwortung abzugeben und den Mitarbeitern etwas zuzutrauen. Dass viele Meister damit Schwierigkeiten haben, lässt sich relativ einfach nachvollziehen. Denn Verantwortung abgeben, bedeutet auch, dass Fehler passieren. Zu Beginn war es für mich schwierig, den Baustellenleiter bewusst entscheiden zu lassen und somit das Risiko von Fehlern einzugehen. Das Problem, das Heft des Handelns nicht aus der Hand geben zu wollen, stelle ich immer wieder bei den Teilnehmern meiner Seminare fest. Erst wenn der Meister seinen Mitarbeitern eine gewisse Eigenständigkeit erlaubt, fangen die Mitarbeiter an, eigene Entscheidungen zu treffen. Denn durch Fehler lernen Menschen. Und nichts ist so motivierend wie Erfolge durch das eigene Handeln. Und mit jedem Erfolg steigt die Bereitschaft, selbstständig zu handeln. So erhalte ich regelmäßig die begeisterte Rückmeldung von meinen Seminarteilnehmern, dass alleine dadurch, dass sie früher und umfangreicher ihre Mitarbeiter informieren, diese ganz anders mit- und sogar vorausdenken. Und so spart der Meister nicht nur eine Menge Zeit, sondern der Gewinn steigt auch deutlich.


Ein System hilft

Verantwortung zu gewähren ist aber nur ein Schritt auf dem Weg zu einem entspannteren Alltag. Es braucht außerdem ein klares und nachvollziehbares System, an dem sich die Mitarbeiter orientieren können. Dieses bildet die Grundlage, damit ein Mensch bereit ist, selbst Entscheidungen zu treffen. Systeme helfen uns, beständig die geforderte Leistung zu bringen. Wer nur auf Zuruf arbeitet, kann gar keinen Blick für das große Ganze haben. Nur wenn Mitarbeiter wissen, was wann wichtig ist und erwartet wird, können Sie überhaupt eigenständig handeln.

In meinem E-Book Die 7 größten Fehler der Baustellenorganisation habe ich dazu die Betriebsorganisation in vier Phasen strukturiert:

  1. Verkauf
  2. Baustellenvorbereitung
  3. Baustellenausführung
  4. Abrechnung

Jeder Auftrag – egal ob 500-Euro- oder 100.000-Euro-Auftrag – durchläuft diese vier Phasen. Wenn jeder Phase die wichtigsten Aufgaben zugeordnet sind, können Aufträge anhand einer Checkliste viel leichter abgearbeitet werden.

Warum was wichtig ist

Teilaufgaben lassen sich leichter delegieren. Die Mitarbeiter fühlen sich dann nicht mehr nur als kleines Zahnrad in einem großen Getriebe, sondern verstehen, warum was wichtig ist. Wenn das System anfängt zu greifen, ist dies ein wichtiger Schritt raus aus dem „Hamsterrad“. Viele weitere Probleme lösen sich dann von selbst.

Quelle: Malerblatt 07/2016, Autor: Olaf Ringeisen, Foto: Fotolia/Africa Studio

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